۴ گام مهم و ضروری برای اخذ ایزو
اخذ ایزو به سرمایه گذاری زمان، پول و همچنین تلاش کافی نیاز دارد
استانداردهای بین المللی ابزارهای مهم استراتژیکی هستند که می توانند به شرکت شما در مقابله با برخی از چالش های پر فشار در بازار کمک کنند. در حالی که اخذ ایزو به سرمایه گذاری زمان، پول و همچنین تلاش کافی نیاز دارد، با این حال این امکان را به شما می دهد تا شرکتتان از فرآیندهای بهبود یافته و کنترل شده بهره ببرد و در عین حال اعتبار بیشتری را به مشتریان خود ارائه دهد. شاید این پرسش ذهن شما را نیز درگیر کرده باشد که پروسه ی اخذ ایزو چقدر هزینه بر است؟ در پاسخ باید گفت که هزینه های ثبت و توسعه ی یک سیستم مدیریت رسمی بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان ها و فرآیندهای داخلی آنها متفاوت است. در مرحله ی اول یک سری هزینه ها برای توسعه، یعنی زمان صرف شده برای مستند سازی و اجرای سیستم وجود دارد. در مرحلهی دوم یک سری هزینه ها مربوط به آموزش کارمندان برای تهیه اسناد لازم و برنامه ریزی و انجام بررسی های مؤثر داخلی وجود دارد. و در آخر هزینه هایی جهت ثبت نام وجود دارد که شامل انجام بررسی (ممیزی) و ثبت سیستم مدیریت می باشد. این هزینه ها به تعداد مکان ها، دامنه های کاری، تعداد شیفت ها و غیره بستگی دارد. شما به کمک یک مشاور خارج از سازمان می توانید بخشی از این هزینه ها را کاهش دهید، به خصوص که یک مشاور می تواند در شروع این امر خطر ورود به مسیر اشتباه و یا از دست رفتن نیازهای مهم استاندارد را کاهش دهد. به عنوان یک دستورالعمل کلی، پروسهی اخذ ایزو معمولاً ۸ تا ۱۸ ماه از زمان شروع ثبت نام طول می کشد. بسته به میزان بلوغ سیستم مدیریتی موجود، اندازه و پیچیدگی سازمان و دامنه ثبت، این پروسه برای اجرای یک سیستم مدیریت رسمی بین ۱۲۰۰۰ تا ۵۰۰۰۰ دلار هزینه خواهد داشت، به علاوه هزینه حسابرسی ثبت، که معمولاً بین ۲۰۰۰ تا ۳۰ هزار دلار در سال انجام می شود، نیز وجود دارد.
چگونگی اخذ ایزو:
اقدامات لازم برای اخذ ایزو شامل چه مواردی است؟
پیش از صدور گواهینامه ایزو، ابتدا باید فرآیندهای تولید خود را با اجرای روش های صحیح برای اطمینان از حفظ کیفیت استاندارد خود، تدوین و مستند سازی کنید. در اینجا چهار مرحله اساسی برای تبدیل شدن به یک کسب و کار با گواهینامه ISO ارائه شده است:
۱. سیستم مدیریت خود را توسعه دهید:
- برگزاری جلسات توجیهی برای مدیران ارشد سازمان جهت آگاه سازی آنها از شیوهی عملکرد صحیح تا زمان اخذ ایزو.
- فرآیندهای اصلی یا هسته ی کاری خود را مشخص کنید.
- فرآیندهای اصلی را با مشارکت کارمندان خود ثبت کنید.
- اسناد را برای کسانی که نیاز به دسترسی به اطلاعات دارند، بررسی، تأیید و توزیع کنید.
۲. سیستم خود را پیاده سازی کنید:
- اطمینان حاصل کنید که مراحل آنگونه که در اسناد شما شرح داده شده است انجام می شود.
- ارائه ی راهکارهایی برای استقرار سیستم و تعیین مسئولیت های اعضای سازمان به صورت شفاف.
- اطمینان حاصل کنید که کارمندان برای کارهایی که بایستی انجام دهند به درستی آموزش دیده اند.
- سیستم های گزارشگیری مؤثر برای پوشش بازرسی، تست، اقدامات اصلاحی، اقدامات پیشگیرانه، جلسات بررسی مدیریت، نظارت بر اهداف، تکنیک های آماری و غیره، ایجاد کنید.
- تأثیر فرآیندهای خود را از طریق استفاده از داده های قابل اندازه گیری، در صورت امکان، کنترل نمایید.
- برای بهبود در زمینه های مورد نیاز، بررسی و اقدام کنید.
۳. تأیید کنید که سیستم شما مؤثر است:
- روندهای کاری خود را با دقت برای بررسی سیستم جهت انطباق و اثربخشی پیگیری کنید. این کار از طریق مشاهده، گفت و گو با مردم و نگاهی به سوابق نمونه صورت می گیرد.
- شناسایی و گزارش نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریت
- انجام اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه بر طبق نیازها
۴. سیستم خود را ثبت کنید:
- یک سیستم حسابرسی مناسب را برای ثبت خارجی انتخاب کنید.
- برای اطمینان از تطبیق با استاندارد های قابل اجرا، اسناد سیستم مدیریتی خود را برای بررسی ارسال کنید.
- برای تأیید الزامات سیستم مدیریتی خود و بررسی اینکه این سیستم به طور مؤثر عمل می کند یا نه، آمادگی خود را برای یک حسابرسی خارجی اعلام کنید.
توجه داشته باشید که کلیه ی گواهینامه های ثبت شده توسط سازمان جهانی استاندارد سازی به مدت سه سال دارای اعتبار می باشند و در طول این مدت لازم است که جلساتی در سال برای انجام بررسی های مراقبتی صورت گیرد.
اهمیت اخذ ایزو بسیاری از شرکت های تولیدی و ارائه کنندگان خدمات را بر این وا داشته تا نسبت به داشتن این گواهینامه اقدام کنند.
نتیجه گیری:
امروزه ISO نوعی گواهی نامه یا تاییدیه تلقی می شود که توسط اعضای متشکل از سازمان های استاندارد کشور های عضو صادر می شود. این اعضا در واقع نمایندگانی از جانب دولت های مختلف می باشند و این امر موجب ارزش حقوقی بالای این گواهینامه در سازمان های دولتی و غیر دولتی شده است بنابراین اهمیت اخذ ایزو بسیاری از شرکت های تولیدی و ارائه کنندگان خدمات را بر این وا داشته تا نسبت به داشتن این گواهینامه اقدام کنند. در پروسهی اخذ ایزو در مرحلهی نخست تعهد مدیریت به اخذ گواهینامهی ایزو امر مهمی تلقی می شود. مدیریت یک سازمان باید کلیهی منابع خود از جمله منابع انسانی، بودجه و … را به صورت شفاف تعیین نماید و پس از آن تیم های راهبری و اجرایی تشکیل گردند. انتخاب یک مشاور با تجربه در پروسهی اخذ ایزو می تواند بسیار تاثیرگذار باشد. همچنین باید آنالیز صحیحی از وضعیت فعلی سازمان در اختیار مشاور و مدیران ارشد قرار داشته باشد. سازمان های بزرگ در پروسهی اخذ ایزو از آموزش های عمومی و تخصصی به افراد خود غافل نمی شوند. تمامی مستندات، نظام نامه ها، خط مشی ها و … باید به درستی تدوین گردند.
منابع:
