در الزامات استانداردایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ بدنبال چه تغییراتی باشیم ؟

کارمین لیزی می گوید در بازدید از شرکت ها مردم قبل از دادن کتابچه راهنمای کیفیت به او گاها آن را تمیز خواهند کرد. اگر شما یک کتابچه راهنمای ۵۰ صفحه ای دارید که نیاز به گردگیری دارد، استاندارد ISO 9001:2015 ممکن است به شما کمک کند. به گفته لیزی- نایب رییس راهکارهای آموزش و بهبود در مرکز جهانی SAI- پیش نویس تجدید نظر شده نیازی به کتابچه راهنما ندارد، به این معنی که شرکت ها می توانند در خصوص چگونگی اجرای کیفیت تصمیم بگیرند.

آینده سیستم مدیریت کیفیت شما هم اکنون مورد بحث است. اکنون که من این مقاله را می نویسم استاندارد ISO 9001:2015 در جلسه ای در لیتوانی مورد مذاکره است. پیش نویس استاندارد بین المللی بیش از ۳۰۰۰ نظر از سراسر جهان دریافت کرد. گروه با توجه به این نظرها نسخه نهایی را ایجاد خواهد کرد. در نظر داشته باشید که توضیحات و پاورقی ها توسط مترجم که در حوزه مشاور مدیریت فعال است جهت روشن شدن برخی موارد به متن مقاله اضافه گردیده است .

نسخه بازنگری شده در سپتامبر منتشر خواهد شد. ببینید که چه انتظاری از نسخه جدید باید داشته باشید، چه تغییراتی ایجاد می شود و چطور می توانید آماده شوید.

چه انتظاری داشته باشیم

آلکا جرویس  به مدت ۹ سال رییس گروه امداد تکنیکی US برای ISO TC 176( منظور از TC کمیته فنی شماره ۱۷۶ در سازمان جهانی ایزو است که مسئولیت تدوین استانداردهای مدیریت کیفیت را دارد) بوده است و به مدت ۱۸ سال در این گروه عضو بوده است. او نماینده اول ایالات متحده در سازمان استانداردهای بین المللی ،کمیته مسوول خانوداه ISO 9000 ( همانگونه که می دانید این الزام اصطلاحات و تعاریف استاندارد را تشریح می کند و برای گواهینامه iso شما می بایست صرفا از الزامات استاندارد ایزو۹۰۰۱ پیروی کنید) است. وی همچنین مهندس کیفیتی شناخته شده در سیستم های سیسکو است. او نه تنها به توسعه استانداردها کمک کرده است، بلکه آنها را اجرا کرده و نتایج آنها را دیده است.

جرویس می گوید یکی از بزرگترین تغییرات ISO 9001 ساختار سند است. استاندارد از ساختار Annex SL استفاده می کند تا الگویی مانند سایر استانداردها۱ داشته باشد.

به علاوه جرویس می گوید که واژگان تغییر می کنند. در گذشته، لغت “محصول” استفاده میشد، اما اکنون این لغت به “محصولات و خدمات” تغییر میکند. تولیدکنندگان اکنون باید تعیین کنند که مشتریان آنها چه کسانی هستند؛ همچنین باید سایر افرادی را که تحت تاثیر خدمات و محصولات آنها قرار می گیرند ، معین کنند.

استاندارد جدید می گوید شرکت ها باید نیازهای مرتبط و انتظارات گروه های علاقه مند را شناسایی کنند. جرویس که سابقا در شرکت اپل کار می کرد، از آیفون به عنوان یک مثال استفاده می کند. اپل از مشتریان نپرسید که آیا آیفون می خواهند یا نه- آنها فقط آیفون را تولید کردند. زمانی که مشتریان آن را دیدند، متوجه شدند آیفون چیزی است که آنها نمی دانستند که می خواستند. جرویس گفت: “این همان موضوع صحبت ISO است”.

ریسک یکی دیگر از موضوعات در استاندارد است که معمولا راجع به آن بحث می شود. در گذشته، عبارت مورد استفاده “اقدام پیشگیرانه” بود. این تمرکز بر تفکر مبتنی بر ریسک به معنای تفکربیشتر درباره ریسک به طور آشکار است. به عبارت دیگر، جرویس می گوید: “روشت را عوض کن تا  اصلا با آن ریسک ها مواجه نشوی”.

لیزی می گوید بیشتر مردم نگران الزامات مربوط به تفکر مبتی بر ریسک هستند. “اگر به استاندارد نگاه کنید می بینید که نگرانی درباره کیفیت محصولات به سطح بالایی رسیده است، چگونه یک حرفه را اجرا کنم؟”. او می گوید استاندارد از مردم می خواهد تا قدم بعدی را در مدیریت کسب و کار کامل کنند و هدف سودمند ماندن برای مشاغل است.

همچنین بخوانید  چه کسی باید از ویرایش ISO 9001: 2015 استفاده کند؟

با این هدف، لیزی همچنین اشاره می کند که دیگر الزام خاصی برای کتابچه های راهنمای کیفیت نیست. او می گوید مردم ممکن است بپرسند “این یعنی من باید کتابچه۲ خود را دور بیندازم؟” “اگر این کتابچه ۵۰ صفحه است و از آن استفاده نمیکنید، بله”

اما او گفت یک راهنمای مختصر می تواند به شرکت ها کمک کند تا به مردم جدید نشان دهند که برای کسب اطلاعات بیشتر به کجا بروند. او به بحثی لینکدین در این باره که آیا یک شرکت می تواند کتابچه راهنمای یک صفحه ای داشته باشد یا خیر، اشاره میکند. او فکر میکند این عمل ممکن است. به علاوه، همانطور که لیزی می گوید، “بسیاری از مردم می خواهند یک صفحه بخوانند”.

تغییرات پیش رو

نسخه ۲۰۱۵ ایجاب می کند که شرکت ها یک سیستم مدیریت کیفیت را ایجاد، به کار گیری و حفظ کنند، ولی آن را بهبود نیز ببخشند. برای مثال، شرکت ها باید متوجه مشکلات خارجی باشند- مانند انتظار برای ارسال فولاد یا سرو کار داشتن با طوفان های زمستانی- که ممکن است بر حرفه آنها تاثیر بگذارد.

یکی از مشکلات بالقوه می تواند خرید کالا یا خدمات از خارج از شرکت باشد. دراین بازنگری به کالاهای تهیه شده از خارج از شرکت توجه شده است. هنگامی که تولید کنندگان مواد مورد استفاده خود را بدین طریق تهیه می کنند، باید معیارهای عمل خاصی را برآورده کنند.

همچنین استاندارد جدید به جای آموزش بر دانش سازمانی تاکید می کند.

اساساً، علاوه بر آموزش، شرکت ها باید مطمئن باشند که در صنعت به روز هستند.

درحالی که نسخه های قبلی عبارت “نماینده مدیریت” را ذکر می کردند، این عبارت اکنون از استاندارد حذف شده است. اما مسئولیت هایی که سابقا برای این جایگاه خلاصه شده بود همچنان دراستاندارد موجود است.

لیزی می گوید: ” رهبر سازمان می تواند مالکیت برحق سیستم مدیریت را داشته باشد، چرا که اینگونه است که کسب و کاری اجرا میشود”. او اشاره می کند که “این کار اضافی نیست که ما هر روز انجام می دهیم، یا کاری که در ساعت ۳ بعد از ظهر روز جمعه انجام شود”. ایده این است: “چگونه از این برای دستیابی به ارزش در کارتان استفاده می کنید؟”

نگاهی به گذشته

آخرین تغییرات مبتنی بر تاریخ تقریبا ۳۰ ساله ISO 9001 است. اولین نسخه در سال ۱۹۸۷ منتشر شد. پس از آن، نسخه سال ۱۹۹۴ شامل بازنگریهای جزئی بود. در سال ۲۰۰۰ مفهوم قواعد مدیریت کیفیت معرفی شد. در سال ۲۰۰۸ تغییرات جزئی وجود داشت.

اما همانطور که جرویس اشاره می کند، به چشم انداز تکنولوژی توجه کنید که از آن هنگام تا کنون تغییر کرده است. جرویس گفت: “من به خاطر فرمت و آرایش آن را تغییری عمده به حساب می آوردم. اگر شما شرکتی هستید که با کیفیت و قواعد آن آشنایی زیادی دارید، ۲۰۱۵ اصلا بر شما اثر نمیگذارد.گواهینامه ایزو ۹۰۰۱: ۲۰۱۵ استاندارد پایه کیفیت است. برای این که شرکت واقعا بیشتر بهبود یابد باید فراتر ISO 9001: 2015 عمل کند و شش سیگما 3یا بالدریج۴ را انجام دهند.”

توضیحات:

  1. منظور از ساختار سایر استانداردها هماهنگی با سایر استانداردهای مدیریتی مانند مدیریت محیط زیست و … است .
  2. در ویرایش های قبلی متنی تحت عنوان نظامنامه در مستندات وجود داشت که نحوه پیاده سازی استاندارد در سازمان شما را نشان می داد در این ویریش خیلی تاکیدی بر روی آن وجود ندارد.
  3. شش سیگما یک پروژه از سیستم مدیریت کیفیت جامع ( TQM ) است که در آن تلاش می گردد تا با بررسی جزئیات هر فرآیند کاری نسبت به ایجاد تغییرات و کاهش هزینه در کل شرکت از این طریق اقدام گردد.
  4. منظور از بالدریج جایزه مالکوم بالدریج یا همان جایزه مدل تعالی سازمانی است که به EFQM نیز مشهور است ، می باشد.
همچنین بخوانید  عوامل موثر بر راندمان مدیریت

وی افزود، قواعد ISO به عنوان پایه گسترش یافته اند، حداقل کاری که برای اجرای کسب و کار موفق باید انجام داد.
جرویس به مدت چند دهه در کمیته ISO مشغول بوده است. همه اینها ۲۰ سال پیش برای او شروع شد، زمانی که ISO در حال رسیدن به شهرت و محبوبیت بود. او در شرکت اپل کار کرد و تصمیم گرفت که شخصا بیشتر در مورد آن بیاموزد. او یک سرممیزشد، شروع به تدریس کلاس های ISO در دانشگاه کرد و سپس کتابی درباره ISO 9001-3 نوشت. از آن زمان، او هفت کتاب نوشته است.
اما کار او به عنوان یک مهندس کیفیت در کنار تمام آنها ادامه یافت. جرویس می گوید: “سابقه من تنها استانداردها نیست، این است که چگونه استانداردها را در زندگی واقعی به کار میبریم؟”
با سابقه او از کار کردن در یک شرکت بزرگ، او میتواند ببیند که به کار گیری استانداردها چگونه مستقیما کار میکند. جرویس میگوید: “اینجاست که برای من ارزش افزوده است. من می توانم توسعه و همچنین به کارگیری را ببینم. اگر استانداردها را عملا اجرا کنی متوجه میشوی که چه قسمتی از آن نیازمند تغییر است.”
گام های بعدی
با ملاحضه تغییرات استاندارد، سپس چه باید کرد؟
لری هانت، صاحب شرکت لوری هانت و شرکا، عضو گروه مشورتی تکنیکی US (US TAG ISO TC176) و متخصص ورکینگ گروپ ۲۴ (گروه کار ۲۴) است،گروه بین المللی ویرایش ISO 9001. وی همچنین رئیس هیات نمایندگان ISO TC 176/SC2 است، زیر کمیته مسئول ISO 9001.
او می گوید شرکت ها باید یک کپی از پیش نویس نهایی استاندارد دریافت کنند، تفاوت ها را آنالیز کنند و برنامه اجرا را طرح ریزی کنند. او همچنین سازمان های دارای گواهینامه را تشویق می کند که به متن اصلی مجوزشان رجوع کنند تا ببینند که چگونه تحول و برنامه ریزی را مدیریت خواهند کرد.
هانت می گوید: “بیشترین چیزی که مردم می پرسند این است که: چه زمانی باید تحول را انجام دهم؟” شرکت های دارای مجوز تا سال ۲۰۰۸، سه سال پس از انتشار استاندارد زمان دارند.
در سال ۲۰۰۰، هانت عضو یکی از اولین شرکت هایی بود که متحول شد- او میگوید: “من می خواستم یکی از اولین ها باشم”- و می گوید شرکتی که در آن بود سیستم کیفیت بسیار کاملی داشت.
او اشاره می کند که در هر حال، سهولت فرآیند تحول ممکن است متفاوت باشد، هانت می گوید: “بستگی به این دارد که سیستم مدیریت کیفیت کنونی شما چگونه باشد”. برای برخی شرکت ها تحول بسیار ساده خواهد بود در حالی که سایر شرکت ها ممکن است به تلاش بیشتری نیاز داشته باشند.
هانت می گوید: “به خاطر تاکید بیشتر بر بازده و خروجی سیستم مدیریت کیفیت، کسانی که فقط گواهینامه ایزو می خواهند ممکن است بفهمند که باید کمی بیشتر تلاش کنند” و یا در برخی موارد از مشاوره مدیریت استفاده کنند.
هرچند برخی ممکن است آرزو کنند که کاش استاندارد به تکنولوژی روز بیشتر رجوع میکرد، هانت اشاره میکند که این رویکرد ممکن است اصل مطلب را شامل نشود.
او میگوید: ” هدف نوشتن یک استاندارد بدون توجه به این است که چه چیزی تغییر می کند، قرار است که بی انتها باشد. وقتی شروع به استفاده از لغات مد شده در یک استاندارد می کنید ممکن است به سرعت از مد افتاده شوید. زبان فنی ممکن است در سه الی چهار سال به همان صورت باقی بماند یا نماند، پس لازم است اطمینان حاصل شود که استاندارد به اندازه کافی عمومی و کلی است.”
صفحه چهارم مقاله:
و برای بازنگری های آینده، ممکن است بخواهید درگیر شوید. بودن درکمیته تصویرخوبی برای فهم استاندارد فراهم می کند، هانت می گوید: “شما دراین باره که الزامات به چه معناست گمانه زنی نمی کنید. شما در اتاق نشسته اید و در این باره بحث کرده اید و مقصود را می فهمید.”

همچنین بخوانید  چرا گواهی ce-marking مانند "روادید " برای ورود کالا به اتحادیه اروپاست ؟

برای کسانی که روی استاندارد کار کرده اند، نسخه نهایی باعث افتخار است.
جرویس می گوید: “من به راستی بر این باورم که نسخه ۲۰۱۵ استانداردی عالی است که برای کسب نتیجه از آن مشمول آن هستید، نه تنها برای مجوز، نه تنها برای حسابرسی، خواهید دید که به شما سود میرساند. این تنها استاندارد موجود نیست، اگر میخواهید فراتر از آن بروید، باید علاوه بر آن از ابزارهای مدیریت کیفیت۱ دیگر هم استفاده کنید.”
تولید کنندگان چگونه می توانند برای تحول به ISO 9001: 2015 آماده شوند
ISO 9001 طراحی شد تا به سازمان ها کمک کند تا مطمئن شوند که نیازهای مشتریان و سایر گروگذاران را برآورده می کنند و الزامات قانونی و تنظیمی مربوط به یک محصول یا خدمت را نیز تامین میکنند. گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ با مبانی سیستم مدیریت کیفیت سر و کار دارد، شامل هشت قاعده مدیریت که خانواده استانداردها بر آنها استوار است. با این حال، با پیدایش ISO 9001: 2015 واضح است که با راه یافتن لغات و اصطلاحاتی مانند “تفکر مبتنی بر ریسک”، “رهبری” و “تصمیم گیری مبتنی بر مدرک”، به خط مقدم برنامه ریزی کاری استراتژیک، الگوی مربوط به کیفیت در حال تغییر است.
ISO 9001: 2015 جدید، موضوع سیستم های مدیریت را به اتاق هیئت رئیسه منتقل می کند. در حالی که این تغییری فرهنگی خواهد بود، فرصتی عالی برای رهبران شرکتی نیز هست تا روی هم رفته ه بصورت مستقل و چه با استفاده از مشاوره مدیریت کسب و کار خود را بهبود بخشند.
فرصت- چه باید کرد؟
۱.نگاهی کاملا تازه به QMS2 بیندازید.
a. جایی که امروز هستید برنامه ریزی کنید که کجا باید باشید.
۲. در یک دوره تحول یک روزه شرکت کنید تا تفاوت ها را بفهمید.
۳. تفاوتهای کلیدی را به عنوان فرصت بهبود برجسته کنید.
a. این فرصتی را فراهم می نکد تا از سطح کاسبی نگاهی به سازمانتان بیندازید و به طور کلی کسب و کارتان را بهبود بخشید.
۴. در مدرک خود تغییراتی را ایجاد کنید تا ساختار جدید را منعکس کند (بر حسب نیاز).
a. در صورت استفاده از رویکرد فرآیندی، ممکن است که تغییرات عمده ضروری نباشد.
صفحه پنجم مقاله:
۵. الزامات جدیدی بر رهبری، ریسک و زمینه و شرایط سازمان اعمال کنید.
a. مدیر ارشد باید نشان دهد که چگونه تضمین می کند که سیستم مدیریت به نتایج مورد نظر می رسد و چگونه افراد را هدایت و پشتیبانی می کند تا موجب کارایی سیستم مدیریت شود و بهبودی مداوم را ترویج دهد.
b. سازمان باید تمام درونگذاشت ها و بروندادها را بفهمد (به عبارت دیگر شرایطی که در آن عمل میکند) و جنبه های داخلی و خارجی را که آن شرایط را می سازند مورد توجه قرار دهد.
c. ریسک ها و فرصت ها المان های اصلی شک و تردید هستند که روی هم رفته می توانند در جهت خوب یا بد بر کسب و کار اثر بگذارند. فرض اساسی تفکر مبتنی بر ریسک، کاهش، کنترل و از بین بردن وقوع جریان مخالف است.
۶. کارایی سیستم کنترل کنونی را مرور کنید.
a. ارزیابی عملکرد بخش حیاتی تری از فرآیند است و همچنین جاییست کهROI 3 اندازه گیری می شود. سیاست ها و دستور العمل های نظارت با متریک های مناسب، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی سیستم مدیریت مورد توجه قرار گرفته اند. تصمیم باید بر پایه اطلاعات باشد.
۷. فرض کنید که هر کنترلی ممکن است تغییر کرده باشد.
۸. یک ارزیابی بارز انجام دهید و مانند یک برنامه پروژه مفصل خوب برنامه ریزی کنید و برای مالکان ، ذیحسابی و جوابگویی انجام دهید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *