اجازه دهید تا ایزو کارها را برای شما انجام دهد.(قسمت دوم)
در این مقاله همچون قسمت اول تلاش بر اینست تا عملکرد استاندارد ایزو فارغ از دریافت یا عدم دریافت گواهینامه ایزو مورد بررسی قرار بگیرد.
ISO غیرقابل توقف
سازمان ISO علی‌رغم این‌که یک استاندارد داوطلبانه است، بیان می‌کند که ۱۵ جلسه فنی به‌طور متوسط در هر روز کاری در جایی در جهان در حال پیشروی است. چراکه بسیاری از سازمان‌ها از استانداردهای ISO از ملیت‌های متعدد تا کسب‌وکارهای کوچک استفاده می‌کنند، برخی اوقات نیز از خصوصیات آن طبق نیاز استفاده می‌کنند. ISO9001 برای کسب‌وکارهای کوچک- چه باید کرد: توصیه‌هایی از ISO/TC 176، می‌تواند کمک‌رسان باشد. این کتابچه، ابتدا در سال ۱۹۹۶ منتشر شد، و یکی از موفق‌ترین موارد چاپ‌شده توسط ISO بوده است. و نه‌تنها در ایالات‌متحده. نسخه‌هایی در مکان‌هایی مانند بلغارستان، استونی، هنگ‌کنگ، مجارستان، هند، ژاپن، آفریقای جنوبی، سوئد و اروگوئه چاپ‌شده است.
Denise Robitaille، رئیس انجمن Robitaille (Southborough, MA), گروه کارشناسان ISO را که کتابچه را توسعه می‌دهند هدایت می‌کند. درحالی‌که او کار استاندارد را دیده است، گاهی اوقات انطباق مخرب را نیز دیده است. درحالی‌که بسیاری از شرکت‌ها ISO را اجرا می‌کنند، اما همواره این تمایل زیاد را ندارند. Robitaille می‌پرسد که «هدف از انجام همه این زحمت‌ها چیست؟». «در یک سازمان، شما هیچ‌وقت چیزی که ارزش ایجاد نمی‌کند را انجام نمی‌دهید. احمقانه است. به دنبال ارزش باشید.»
یافتن ارزش
بر اهداف استاندارد تمرکز کنید و آن چه موردنیاز است و این‌که چرا موردنیاز است را در نظر بگیرید. Gupta شرکت‌هایی را دیده است که دو مجموعه اسناد دارند: یکی برای گرفتن تأییدیه و دیگری برای استفاده واقعی. شاید این شرکت‌ها از نامه استاندارد تبعیت کنند اما مقصود آن را درک نکرده‌اند. او پیشنهاد می‌کند تا از کمک خارجی که نویدبخش بهبود پیوسته سیستم و نه صرفاً اسناد آن است استفاده شود. هدف گشتن به دنبال فرایندهایی است که کار می‌کنند و یافتن فرایندهایی است که مفید نیستند و هدف نهایی نگریستن به این است که چه نوع رویه‌هایی موردنیاز است.
Gupta که متوجه شده است مدیریت فرایند ساده می‌تواند منجر به بهبودهای زیادی شود می‌گوید که «مهم‌ترین چیزی که ما علاوه بر آماده شدن برای فرایند یافته‌ایم، هدف‌گذاری است. شرکت‌ها باید یک هدف تعریف‌شده برای عملکرد هر فرایند داشته باشند و سپس نتایج را ارزیابی کنند. کیفیت به‌عنوان دستیابی به اهدافی که توسط مشتریان تعریف‌شده است تعریف می‌شود.»
سپس، وقتی‌که شرکت این روش‌ها را توسعه داد و به کار گرفت، باید یک بخش ضروری از سیستم هر کارمند باشد. نکته دیگر: مرورهای معنادار و مکرر مدیریت است. Gupta که بیان می‌کند سیستم‌های کیفیت باید به‌اندازه سیستم‌های مالی بازبینی شوند، می‌گوید که داشتن مرور و بازبینی‌های یک بار در سال مطرح نیست.
و به یاد داشته باشید که مشتری را در خط مقدم خود قرار دهید. Joseph Sorrentino مدیر سیستم‌های کیفیت نرم (Dana Point, CA) می‌گوید که همه این‌ها به الزامات مشتری مرتبط است. سیستم تا وقتی‌که قرارداد از مشتری به دست می‌آید بی فعالیت باقی می‌ماند.»
مقدار کنترل‌ها باید بر اساس نیازهای مشتری باشد. یک اشتباه رایج، طبق بیان Sorrentino این است که سیستمی برای شدیدترین مورد مشتری توسعه داده شود وقتی‌که درواقع باید برعکس این باشد و سیستمی برای مشتری متوسط توسعه داده شود.
علی‌رغم این‌که ISO باید به مشتریان کمک کند، می‌تواند به بقای کسب‌وکار نیز کمک کند. مستندسازی سیستم‌ها، از شرکت‌ها از تغییرات مخرب در پرسنل محافظت می‌کند. Sorrentino می‌گوید،«بسیاری از مواقع، مالکان شرکت‌های کوچک به دلیل این‌که شرکت را به وجود آورنده‌اند، و شرکت همانند فرزند آن‌ها است، تمام تصمیمات توسط یک فرد گرفته می‌شود». این مسئله می‌تواند منجر به نتایج فاجعه باری شود. در چهار سال اخیر، Sorrentino با سه شرکت بعد از فوت مالک کار کرده است. وی می‌گوید که «فرض این است که بقیه شرکت بدانند چگونه آن را اداره کنند». اما این طور نیست. «مالک همه چیز را می‌دانست و کنترل می‌کرد. وقتی‌که فوت کرد، شرکت برای همه آزاد شد، برای قدرت آزاد شد، برای محصول، کارمندان و مشتریان بسیار مخرب شد.»
پیوستن به استانداردهای ISO می‌تواند به کسب‌وکار تا جایی که به‌خوبی انجام شود کمک کند. علی‌رغم این‌که فرایند زمان‌بر است، به یاد داشتن این مسئله اهمیت دارد که این فرایند جدیدی نیست و قرار نیست به‌زودی از بین برود. علی‌رغم این‌که استاندارد ISO 9001 25 سال است که وجود دارد، در بسیاری از سیستم‌های قدیمی‌تر ریشه دارد. Munro می‌گوید که «تمام انواع کلمات شعارگونه وجود دارد». اما هم چنان همه چیز به فرایندهای اصلی آغازشده توسط Walter Shewhart در دهه ۱۹۲۰ بازمی‌گردد».
